Áp dụng ISO 9001 tại các cơ quan hành chính nhà nước: Cải tiến phương thức làm việc

THỨ TƯ, 03/06/2020 12:05:44

Hiệu quả của việc duy trì áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đã có tác động tích cực đến công tác quản lý và cung cấp dịch vụ hành chính công.

Sở Khoa học và Công nghệ thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn kiến thức áp dụng, chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng cho cán bộ, công chức các cơ quan hành chính nhà nước

Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 đang được áp dụng tại các sở, ban, ngành, UBND cấp huyện, cấp xã đã đem lại những hiệu quả tích cực, từng bước nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính công.         

Triển khai đồng bộ

Từ năm 2011, Sở Khoa học và Công nghệ (KHCN) đã tham mưu UBND tỉnh ban hành quyết định triển khai áp dụng HTQLCL tại các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh giai đoạn 2011-2013 và kế hoạch triển khai xây dựng, áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh giai đoạn 2014-2020. Với mục tiêu xây dựng nền hành chính hiện đại theo hướng công khai, minh bạch, kế hoạch đặt ra mục tiêu tất cả các cơ quan hành chính nhà nước cấp tỉnh, UBND cấp huyện, cấp xã xây dựng, áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001 vào các hoạt động của cơ quan.

Sở KHCN là cơ quan thường trực của Ban Chỉ đạo mô hình khung HTQLCL cho các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh. Hằng năm, Sở KHCN tham mưu ban hành các kế hoạch kiểm tra việc xây dựng, duy trì áp dụng, cải tiến HTQLCL tại các cơ quan hành chính nhà nước. Các lớp tập huấn kỹ năng được tổ chức thường xuyên. Sở phối hợp kiểm tra trực tiếp, gián tiếp, hướng dẫn việc xây dựng, duy trì áp dụng và cải tiến HTQLCL đối với tất cả các cơ quan hành chính nhà nước cấp tỉnh, UBND cấp huyện, cấp xã.

Sở cũng thường xuyên phối hợp, chỉ đạo UBND các huyện, thị xã, thành phố thực hiện nhiệm vụ đôn đốc, kiểm tra UBND cấp xã; kịp thời tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc của các cơ quan trong quá trình xây dựng, áp dụng, chuyển đổi HTQLCL, nhất là đối với cấp xã. Sau 10 năm triển khai, tất cả các cơ quan hành chính nhà nước cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã đã xây dựng, áp dụng và công bố HTQLCL phù hợp tiêu chuẩn ISO9001. 157 cơ quan, địa phương đã chuyển đổi HTQLCL từ tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 sang tiêu chuẩn phiên bản thứ 5 là TCVN ISO 9001:2015, đạt 55,87%. Điểm cải tiến của ISO 9001:2015 so với các phiên bản cũ là giúp các cơ quan, tổ chức xác định được các yếu tố rủi ro làm ảnh hưởng đến kết quả đã hoạch định, đưa ra giải pháp phòng ngừa nhằm giảm thiểu tác động tiêu cực và tận dụng tối đa cơ hội khi nó xuất hiện. Để đồng bộ, Sở KHCN đang hỗ trợ các đơn vị, địa phương còn lại hoàn thành chuyển đổi sang phiên bản ISO 9001:2015 trong năm 2020.

Rút ngắn thời gian giải quyết công việc

Đi đầu trong áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008, Sở KHCN sớm xây dựng và thực hiện các quy trình tác nghiệp giúp thủ trưởng cơ quan và cán bộ nắm chắc các nội dung, yêu cầu và cách thức xem xét, xử lý công việc theo quá trình. Cụ thể,  quy trình tác nghiệp được xây dựng theo hướng phân quyền rõ cho từng cá nhân. Lãnh đạo cơ quan dễ dàng kiểm tra, theo dõi tiến độ, kết quả công việc của từng bộ phận, cá nhân. Hồ sơ, công văn của cơ quan được thu thập, xử lý, sắp xếp và lưu trữ khoa học để tra cứu thuận tiện. Trong 5 tháng đầu năm, Sở KHCN đã tiếp nhận 247 hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính, trong đó 185 hồ sơ (chiếm 74,89%) đăng ký kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hóa nhóm 2 nhập khẩu. 100% số hồ sơ nhập khẩu đã được giải quyết trước hạn (quy định hạn giải quyết là 1 ngày). Các nội dung khác như tiếp nhận phản hồi, kiến nghị, hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết các thủ tục hành chính cũng được xây dựng thành từng quy trình, góp phần rút ngắn thời gian giải quyết công việc. 

Đánh giá tại các cơ quan hành chính trong tỉnh, hiệu quả của việc duy trì áp dụng HTQLCL đã có tác động tích cực đến công tác quản lý và cung cấp dịch vụ hành chính công. Chỉ số cải cách hành chính hằng năm của các cơ quan được cải thiện, năm 2018 chỉ số của đơn vị hoàn thành nhiệm vụ thấp nhất là 80,59 thì năm 2019 con số này là 85,42 (đối với các sở, ngành). Năm 2019, Hải Dương xếp thứ 33 trong cả nước về chỉ số cải cách hành chính, tăng 8 bậc so với năm 2018. 

Tuy nhiên trong thực tế, do một số cơ quan, đơn vị còn chưa quen với cách tiếp cận và giải quyết công việc theo quy trình nên việc xây dựng và áp dụng HTQLCL chưa thực sự gắn kết với hoạt động cải cách hành chính, hiệu quả chưa cao. Các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động chuyên môn thường xuyên thay đổi cũng gây phức tạp trong việc xác định phạm vi, đối tượng xây dựng, áp dụng HTQLCL… Thói quen làm việc thụ động, ngại thay đổi của một bộ phận công chức tại các cơ quan hành chính nhà nước cũng ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng xây dựng, áp dụng HTQLCL.

Để tiếp tục phát huy hiệu quả HTQLCL, UBND tỉnh cần chỉ đạo các cơ quan hành chính nhà nước tiếp tục duy trì áp dụng, cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 gắn liền với Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2021-2030. Ban Chỉ đạo mô hình khung của tỉnh hằng năm cần xây dựng, ban hành kế hoạch kiểm tra việc áp dụng, cải tiến HTQLCL của các cơ quan hành chính nhà nước; kịp thời khen thưởng, có biện pháp, chế tài xử lý các tập thể, cá nhân không duy trì áp dụng hoặc áp dụng HTQLCL không hiệu quả.
PHẠM VĂN MẠNH
Phó Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ
ISO 9001 là tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) ban hành. Tiêu chuẩn ISO 9001 đưa ra các chuẩn mực để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng một cách khoa học, kiểm soát rủi ro, ngăn ngừa sai lỗi, giúp các cơ quan, doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. ISO 9001 có thể áp dụng trong mọi lĩnh vực với quy mô lớn nhỏ khác nhau.